那天赶报表,急着核对一整列的流水,到处翻excel自动求和怎么弄,网上零零碎碎的说法看得头都晕,手边的表格试一次错一次,越弄越烦躁。表格里是这半个月的收支数字,有几格是后面补填的,单元格看着都是数字,可算出来的总数跟我自己拿计算器敲出来的对不上。
最先想到的,就是直接拉选那一列数字,然后点上方工具栏那个Σ图标。鼠标拖好区域,点下去,单元格里出来一串公式,我盯着数字看,差了好几百。当时第一反应,是不是我选范围的时候多框了空白格子,又重新拉了一遍,仔细对齐首尾两行,再点一次求和,结果还是没变。
就卡在这了。
来回删了公式重做,点Σ,回车,删掉,再点,重复好几次。甚至把那几个数字手动重新输一遍,觉得可能是输入的时候不小心带了空格,输完再求和,数值依旧是那个错的。心里有点闷,明明步骤看着和别人说的一样,怎么到我这就不行。
旁边同事路过,扫了一眼屏幕,伸手点进求和的公式框,拉到上面看,原来有几格内容看着是数字,单元格格式是文本。这些文本样式的数字,肉眼看着和别的没两样,求和的时候不会被算进去,总数自然少了一块。他也没细说别的办法,就只帮我选中那一片区域,点了下转换为数字,然后让我再试一次。
改完格式之后,再点求和,数字一下子就对上了。
当时松了口气,可我又顺手在另一张备用表里面试了下,这张表里面隔行填的数据,中间夹杂着空行,直接整列拉选求和,倒是能出结果,只是会把空单元格自动跳过,不会额外影响。我才意识到,同样是点那个求和按钮,表格里面内容不一样,出来的效果差别挺大。
后来自己又瞎琢磨,试过直接在单元格敲等号,再输入SUM,括号里面手动填范围。这个方式更麻烦一点,手输范围的时候很容易输错行号,写错一个数字,算出来的值又跑偏,比起直接点Σ,对我这种赶时间的人来说并不省事。我也就偶尔在不想拖动鼠标选区域的时候,才会敲这个公式。
还有一次更有意思,求和之后,我改了上面其中一笔金额,底下的合计数一动不动。愣了半天,才想起这个表格之前不知道什么时候被改成手动重算模式了,改完数据不会自动刷新,要按F9才会重新计算。这个情况之前从来没碰到过,当时以为又是求和操作出了问题,折腾了好一阵。
这些只是我自己碰到的情况,换别的表格,不一定会遇上。有的人表格干干净净,全是标准数字,选中区域一点Σ就顺顺利利,不会有这些麻烦。
报表交出去之后,关掉文件。
现在打开表格求和,下意识先瞟一眼单元格格式,只是单纯养成了一个小习惯而已。